Rechnungen

Elektronische Rechnungen – Praxistips
Elektronische Rechnungen – Praxistipps
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (Änderung § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes).
Erlaubte Übermittlungsformen
Ein elektronischer Rechnungsversand ist möglich
• durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend),
• als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download),
• als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung),
• durch Datenträgeraustausch oder
• mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich).
Praxistipp: Zur Vorbereitung einer möglichen Umsatzsteuer-Nachschau sollten Rechnungen nicht in allgemeine Dateiordner abgespeichert werden, sondern ausschließlich in eigens eingerichtete Dateiordner.
Unverändert gilt für elektronische Rechnungen und für Papierrechnungen, dass
1. die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
2. die Unversehrtheit ihres Inhalts und
3. ihre Lesbarkeit
gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie der Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllt, schreibt das Gesetz nicht mehr vor. Zudem muss die Rechnung alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten.
Zustimmung des Empfängers
Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.
Praxistipp: Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist § 27 b Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden.
Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden – und zwar sollte schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer erfolgen.
Korrekturrechnungen
Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg). Zu beachten ist, dass ein erneutes Senden der Rechnung per E-Mail als Doppelrechnung gilt und dadurch die Regelungen im Umsatzsteuergesetz für den unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis Anwendung finden (§ 14c Umsatzsteuergesetz). Weist der die Rechnung sendende Unternehmer erneut Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bzw. es wird eine formelle Berichtigung des Umsatzsteuerausweises notwendig!
Archivierung elektronischer Rechnungen
Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand vor Verarbeitung oder Umwandlung archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.